Dinsdag 4 december jongstleden vond de tweede bijeenkomst plaats van het werkatelier ‘Contracteren op Partnerschap’ van het platform Next Level FM. Meer dan 30 deelnemers gaven zo een vervolg aan de eerste bijeenkomst, waarin werd besproken hoe we ervoor kunnen zorgen dat we een partner vinden die het best bij de opgave past. Er werd toen kennis gemaakt met het concept contracteren op partnerschap en de keuze voor een samenwerkingsrelatie op basis van het ‘principle-agent’ principe tegenover die voor een relatie gebaseerd op partnerschap.
In deze tweede bijeenkomst werden de associaties met bovengenoemde principes die waren opgekomen, geduid om een procesaanpak (blauwdruk) te ontwikkelen die de organisaties in hun werkpraktijk kunnen gaan toepassen. Onderdeel hiervan was het in kaart brengen van de mogelijke belemmeringen die in de samenwerking kunnen opspelen. Hierbij kan gedacht worden aan belemmeringen die vanuit politieke of beleidswisselingen plaatsvinden, een leidinggevende die een streep door de aanpak zet, nieuwe inzichten die gaandeweg ontstaan of contracten die traditioneel zijn opgesteld terwijl de opgave anders vereist. Ook moet er gewaakt worden voor te veel ‘automatische piloot’ in de samenwerking, waardoor minder scherp gereageerd wordt op verandering van context.
Met Natalie Hofman (voorzitter Facility Management Nederland) en Petra Heemskerk (advocaat CMS) werd in de middag dieper ingegaan op het wegnemen van de vermeende belemmeringen die in kaart waren gebracht. Eerstgenoemde behandelde dit vanuit organisatorisch perspectief. Wie zijn de sleutelfunctionarissen, wat verwachten we van hen en wat belemmert ons om hen aan te sturen? Hier kwam naar voren dat organisatiesensitiviteit, het kennen van de actoren van alle kanten en het kunnen denken in alternatieven, belangrijke aspecten zijn voor het succes van de samenwerking. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het van groot belang is mandaat te hebben om de samenwerking te kunnen sturen en te zorgen voor normering (‘spelregels’) waartoe alle sleutelfunctionarissen bereid zijn zich te houden.
In het onderdeel ‘zinvol aanbesteden’ van Petra Heemskerk werden de randvoorwaarden van aanbesteden en contracteren aan het licht gebracht. Hieruit kan o.a. worden geconcludeerd dat er, als je je aan de grondbeginselen van de aanbestedingswet houdt, heel veel mogelijk is om ervoor te zorgen dat de samenwerking past bij de opgave die we voor ons hebben en een succes voor alle partijen wordt. Essentiële gedragingen die hierbij horen zijn het open staan voor het gesprek met elkaar en het vermijden van angst, denken in tegenstellingen en het contractueel dichtregelen van alles. Daarnaast werd benadrukt dat aanbesteden een middel is en geen doel op zich. Met andere woorden, het zou bij een goede uitvoering moeten zorgen voor een effectievere en betere samenwerking.
Bij de borrel werd teruggekeken op een enerverende en leerzame tweedaagse. We kijken uit naar het volgende werkatelier, waarin we antwoord proberen te geven op de vraag welk besturingsapparaat past bij de nieuwe vormen van samenwerken en hoe we dat oplossingsgericht doen.